Vous renseignez la première fois votre code BIC et votre code ICS en cliquant sur les liens bleus. Le logiciel conserve les informations en mémoire afin de ne pas les resaisir à chaque fois. Ces informations sont nécessaires pour pouvoir créer le fichier au format SEPA.
Pour convertir un fichier, cliquez sur le lien « ouvrir » correspondant au type de mouvement, puis sélectionnez sur votre ordinateur le fichier CFONB à convertir (ou un fichier CSV). Pour créer un fichier à partir de rien, utilisez les liens « saisie manuelle » .
Attention : En cas d'import de fichier CSV, pensez à le fermer avant dans Excel sous peine de ne pas pouvoir lire le fichier dans SepaWin.
Le fichier est lu et affiché à l'écran. Vous visualisez les données.
En cas de prélèvements, vous devez indiquer sur chaque prélèvement le RUM (Relevé Unique de Mandat), sa date de signature ainsi que la séquence (Est ce la première fois que vous prélevez ou non ?). Pour cela, cliquez sur la colonne « Réf mandat » de chaque ligne afin de saisir ces informations. Vous pouvez aussi modifier toutes les autres informations de chaque ligne : destinataire, iban, bic et montant. Bien entendu, le logiciel les conserve en mémoire afin de ne pas vous les redemander la prochaine fois. Ils seront automatiquement affichés.
Attention aux délais réglementaires à respecter quand vos renseignez vos dates dans le logiciel SepaWin sous peine de refus de votre fichier par la banque.
Exemple de quelques lignes renseignées. Pour pouvoir générér le fichier au format SEPA, toutes les lignes devront obligatoirement être remplies.
Pour terminer, vous devez sauvegarder le nouveau format en cliquant sur « Convertir », le logiciel vous propose le même nom de fichier que celui d'origine (mais au format XML) et vous pouvez bien entendu le modifier.
» Vous n'avez plus qu'à transférer le fichier généré dans votre outil de banque en ligne qui le contrôlera et le validera.
Séquence : Le logiciel gère la notion de séquence décrite dans la norme SEPA.
La première fois que vous vous faites payer avec un mandat vous devez le signaler en utilisant la séquence FRST (premier en anglais). Pour les paiements suivants vous devez utiliser la séquence RCUR (récurent).
Dans le logiciel SepaWin, cela se traduit simplement par une case à cocher dans la fenêtre d'édition de ligne. Cette case sera automatiquement gérée pour vous éviter de le faire mais sa présence vous permet de la forcer si besoin. Par exemple, si jamais un prélèvement FRST est rejeté, alors la demande de prélèvement suivante doit encore contenir la séquence FRST (donc simplement cocher la case 1ere séquence dans le logiciel).
Le 20 novembre 2016, la norme SEPA (Single European Payments Area) évolue et les séquences FIRST deviennent optionnelles, la notion de première séquence a donc été retirée du logiciel SepaWin.
Caractéristiques SepaWin
Lecture de fichier CFONB prélèvements (ou import de fichiers CSV)
Lecture de fichier CFONB virements standards et virements de trésorerie (ou import de fichiers CSV)
Conversion automatique RIB français en IBAN
Conversion automatique RIB français en BIC à partir d'une base de plus de 30 000 codes établissement / codes agences
Saisie de lignes de virements : Référence de virement, date d'xécution, destinataire, IBAN français et européens, BIC et montant à virer
Saisie de lignes de prélèvements : RUM Référence unique de mandat, date de signature de mandat, destinataire, IBAN français et européens, BIC et montant à prélever
Modification de lignes de virements : ensemble des champs
Modification de lignes de prélèvements : ensemble des champs
Gestion de la séquence SEPA « FRST » et « RCUR » Plus d'actualité, tous les prélèvements sont maintenant gérérs en RCUR
Génération automatique de fichiers de prélèvements SEPA
Génération automatique de fichiers de virements SEPA
Gestion du code d'instrument local (LclInstrm) : CORE, B2B, TRF ou autre valeur
Gestion et stockage du champ SEPA « ICS »
Gestion et stockage du champ SEPA « Purpose » par exemple pour les virements de salaire « SALA »
Sécurisation des données par un mode de fonctionnement offline. Le logiciel ne se connecte pas à internet. Vos données restent dans votre ordinateur.
Tri selon chaque colonne : référence de mandat, date de signature, destinataire, iban, bic et montant. Le tri est aussi utilisé pour la génération du fichier SEPA XML.
Système de remplacement automatique des caractères accentués et caractères spéciaux pour répondre à la norme SEPA
Installateur Windows simple
Astuce : Si le montant d'une ligne est à 0,00, la ligne ne sera pas ajoutée dans le fichier de virement ou de prélèvement, donc en plaçant un destinataire à 0,00 vous conservez la ligne mais sans l'intégrer dans le lot à traiter.
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Format d'importation CSV
Le logiciel SepaWin vous permet d'importer des fichiers au format CSV, séparateur point virgule, que ce soit pour les virements ou pour les prélèvements.
Pour les prélèvements, les champs à utiliser sur chaque ligne sont les suivants :
Champ d'entête : indiquer sepawin
Date de signature de mandat au format dd/mm/aaaa
Nom du destinataire
IBAN
BIC (indiquer BIC pour que le logiciel le calcul automatiquement à partir de l'IBAN)
Montant
Référence de mandat
Libellé
Exemple de fichier de prélèvement au format CSV
Entete;Date signature mandat;Nom;Iban;Bic;Montant;Rum;Libelle
sepawin;11/06/2015;dest 1;FR08 0000 0000 0000 0000 0000 B55;BIC;200;MARUM1;libelle sans accents (norme SEPA)
sepawin;11/06/2015;dest 2;FR08 0000 0000 0000 0000 0000 B55;bic;345,67;MARUM2;libelle sans accents (norme SEPA)
sepawin;11/06/2015;dest 3;FR08 0000 0000 0000 0000 0000 B55;CRLYFRPP;87.45;MARUM3;libelle sans accents (norme SEPA)
Télécharger un modèle de fichier de prélèvement au format Excel / CSV
Pour les virements, les champs à utiliser sur chaque ligne sont les suivants :
Champ d'entête : indiquer sepawin
Date de virement au format dd/mm/aaaa (attention: un lots de virement généré par SepaWin ne peut contenir qu'une et une seule date d'exécution)
Nom du destinataire
IBAN
BIC (indiquer BIC pour que le logiciel le calcul automatiquement à partir de l'IBAN)
Montant
Référence de virement
Libellé
Exemple de fichier de virement au format CSV
Entete;Date virement;Nom;Iban;Bic;Montant;Ref;Libelle
sepawin;11/06/2015;dest 1;FR08 0000 0000 0000 0000 0000 B55;BIC;200;mon virement 1;libelle sans accents (norme SEPA)
sepawin;11/06/2015;dest 2;FR08 0000 0000 0000 0000 0000 B55;bic;345,67;mon virement 2;libelle sans accents (norme SEPA)
sepawin;11/06/2015;dest 3;FR08 0000 0000 0000 0000 0000 B55;CRLYFRPP;87.45;mon virement 3;libelle sans accents (norme SEPA)
Télécharger un modèle de fichier de virement au format Excel / CSV
Si vous souhaitez importer des lots de virements de dates différentes, il vous faut présenter à SepaWin des fichiers CSV découpés par date de virement.
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